Beschwerdebriefe: Wie in 7 einfachen Schritten zu reagieren

Fragen sich viele Kleinunternehmer, was geht in die Bereitstellung hervorragenden Kundenservice und Sie haben Antworten, wie höflich und dient unverzüglich, halten Sie Ihre Versprechen usw. Aber in diesem hallo-Tech-Zeitalter, neigen wir dazu, zu vergessen, dass die demütigen Brief genauso hat ein wichtige Rolle bei der Gewährleistung einer guten Kundenservice. Doch wie oft haben Sie erhielt einen "Brief der Entschuldigung", die Sie noch unzufriedener macht? Die Nachricht, die er vermittelt, verwendet die Sprache - alles, um Sie eingereicht!

Mit etwas sorgfältiger Überlegung kann eine gut gemachte Brief Komfort einer beschwerdeführenden Kunden bereitzustellen und zu verbessern Ihren Ruf als kundenorientiertes Unternehmen. In diesem Artikel werde ich einige Tipps, wie man eine große Buchstaben schreiben zu teilen.

Was schreibst du denn?

Um einen großen Brief, den Sie haben, um in die richtige Stimmung zu schreiben. Sind Sie mit dem Schreiben einer Beschwerde, beantworten Sie eine Frage oder um sie für eine Bestellung danken? Rahmung den Brief in den richtigen Kontext bedeutet, dass Sie die entsprechende Sprache zu verwenden und der Ton wird richtig sein. Versuchen Sie, einen Dankesbrief, als wenn Sie auf eine Beschwerde reagiert werden - die Botschaft ist völlig anders.

Bevor Stift auf Papier, für eine Minute denken und zu entscheiden, was Ihr Ziel oder Ziel.

Nennen Sie Ihr Ziel

Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung, warum Sie schreiben. Öffnen Sie Ihren Brief mit den Worten, dass Sie auf eine Anfrage reagiert, oder ein Problem, das sie haben zu beheben. Dieser machte sich auf den Leser, warum Sie Kontakt mit ihnen sind und stellt sie in der richtigen Stimmung, um Ihre Nachricht zu akzeptieren. Eine Öffnung Zusammenfassung wird packen ihre Aufmerksamkeit.

eine w.i.i.f.m.

Nein, dies ist nicht irgendein obskurer Radiosender! WIIFM steht für "Was ist für mich drin?" Um wirklich binden Sie Ihre Kunden und sie auf Ihrer Seite haben Sie einen Nutzen für sie sind. Sie müssen etwas aus Ihren Brief so fühlen sie sich zufrieden. Was könnte ihre WIIFM sein? Ihre Beschwerde gelöst werden können, sie können einen Rabatt-Gutschein erhalten; eine Priorität Dienst sie das nächste Mal verwenden Sie. Wenn das konform ist eine geringfügige, kann eine einfache, herzliche Entschuldigung genug sein!

Studieren Sie Ihre Brief sorgfältig und stellen Sie sicher einen WIIFM Moment.

Sagen Sie nicht "Ich"

Wo immer möglich, zu vermeiden Littering Ihren Brief mit I ist. Der Leser findet es schwer, mit Ihnen zu verbinden, wenn sie 'me, me, me' Briefe erhalten. Überprüfen Sie Ihre Briefe und wo möglich Ersatz 'I' mit 'Sie'. Ändern Sie den Fokus auf den Leser. Machen Sie ihnen das Gefühl, geschätzt.

Schreiben, wie Sie sprechen

Ich vergesse die Anzahl der Male, die ich Briefe erhalten haben, die, als ob sie in der Zeit um 1900 geschrieben wurden, zu lesen! Vollgepackt langweilig, steif und veraltete Sprache - zu formal. Ihr Schreibstil widerspiegeln sollte, wie Sie sprechen. Immerhin eine gute Kunden-Service ist teilweise darauf an, wie Sie interagieren oder kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und Briefe eine wichtige Rolle spielen.

So überprüfen Sie Ihre Briefe und diejenigen loswerden, Phrasen, die Sie in der Schule Brief-Lehren!

"Bitte tun Sie dies ..."

Nach schriftlicher einen großen Buchstaben, die Sie nicht wollen, dass es Schwanz ab ins Nichts. Haben Sie eine klare handlungsorientierten schließen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Leser weiß, was du ihm als nächstes zu tun erwarten - "call me, so dass wir diese Idee in mehr Tiefe diskutieren können", "Füllen Sie das beigefügte Formular aus und legen Sie diese in der Post", "schicken Sie mir einen Auftrag" (ein bisschen starke vielleicht, aber sicherlich auf den Punkt!).
Ein voller call-to-action ist ein guter Weg, um einen Brief zu beenden und lässt den Kunden nicht im Zweifel, was er als nächstes zu tun hat - ein weiteres Element der guten Kundenservice.

Bitten Sie jemanden, Ihren Brief zu überprüfen

Wenn Sie mit dem Schreiben einen sehr wichtigen Brief oder ein mit einer komplexen Nachricht erhalten, ist es ratsam, jemanden zu bitten, den Nachweis zu lesen. Dies ist nicht nur Ihre Rechtschreibung prüfen, sondern auch, um die Lesbarkeit zu überprüfen. Ist die Struktur der Nachricht, die Sie wollen, zu vermitteln, klar und verständlich? Du wirst von dem, was jemand anderes abholen, die Sie haben völlig verfehlt begeistert sein!

So, da haben Sie es. Einige nützliche Tipps, wie man einen herrlichen Brief, der weiteren Durchsetzung wird das Bild der Bereitstellung von außergewöhnlichen Kundenservice zu schreiben.

robert Warlow
Small Business Success
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